APOSTILA DE REDAÇÃO OFICIAL PARTE I

Conteúdo:
1. Redação Oficial: qualidade e técnica
Modelos e descrição de documentos
2. Apostila
3. Ata
4. Atestado
5. Aviso
6. Ato declaratório
7. Alvará
8. Autorização
9. Carta
10. Certidão
11. Circular
12. Contrato
13. Convênio
14. Correspondência interna
15. Decreto
16. Deliberação
17. Despacho
18. Declaração
19. Edital
20. Exposição de motivos
21. Informação
22. Instrução normativa
23. Lei
24. Mensagem
25. Memorando
26. Ofício
27. Ordem de serviço
28. Parecer
29. Pauta de reunião
30. Portaria
31. Procuração
32. Relato de reunião
33. Relatório
34. Requerimento
35. Resolução
36. Termo aditivo
Apêndices
37. Abreviaturas
38. Siglas
39. Expressões de tratamento e vocativos
40. Glossário
INTRODUÇÃO
A comunicação é necessidade básica da pessoa humana, do homem social: constitui o canal
pelo qual os padrões de sua cultura lhe são transmitidos e, mediante o qual, aprende a ser membro
de uma sociedade. A vida em sociedade supõe intercâmbio e comunicação, que se realizam
fundamentalmente pela língua, cujo papel é cada vez mais importante nas relações humanas.
As relações de trabalho demandam atenção especial com a forma escrita da língua e seu
registro adequado, para que estabeleça o entendimento comum. E comunicação é isso: participação,
transmissão, troca de idéias, conhecimentos e experiências.
Os textos constituem a expressão materializada da comunicação humana, pois com eles os
homens se tornam contemporâneos do passado e do futuro a um só tempo. O próprio conceito de
história vem da noção de escrita: quem deixa documentos escritos está num período de história;
quem não escreve, está na pré-história. Logo, a responsabilidade de cada cidadão é muito grande,
seja com sua história pessoal, da comunidade e, até, da própria humanidade.
Os funcionários públicos não expedem mensagens para exibir conhecimentos; escrevem-nas
para trocar informações, reconhecer direitos e vantagens, estabelecer obrigações, comunicar
intenções, realizar negócios.
Assim, um texto oficial de boa qualidade, especialmente aqueles que podem criar direitos,
obrigações e compromissos, depende de certos pré-requisitos, aqui chamados fundamentos. Esses
fundamentos são de ordem ética, legal, lingüística e estética.
Fundamentos Éticos
A ética é a parte da filosofia que propõe discutir o bem comum - ou seja, o interesse da
sociedade que, muitas vezes, se contrapõe ao interesse individual. Não se pretende apresentar aqui
uma lista de obrigações, nenhum decálogo de moral e civismo. Mas, ao exercer suas funções, o
servidor público se obriga a colocar o interesse coletivo acima do particular.
No caso de elaboração e emissão de documentos, essas preocupações presidem as ações.
Ao lado da boa-vontade, a honestidade deve pautar a conduta funcional, e os documentos elaborados
representar obrigatoriamente a verdade, sem nada acrescentar ou subtrair.
Todo cidadão tem direito de receber do funcionário público tratamento correto quando recorre
ao GOVERNO, instituição impessoal que deve representar a vontade pública do bem comum. Dessa
forma, espera-se que todos os que utilizarem este Manual não percam de vista o compromisso de
bem servir, tendo a verdade e o bem comum como metas da sua atuação.
REDAÇÃO OFICIAL
Redação oficial é a maneira de redigir própria da Administração Pública. Sua finalidade
básica é possibilitar a elaboração de comunicações e normativos oficiais claros e impessoais, pois o
objetivo é transmitir a mensagem com eficácia, permitindo entendimento imediato.
A eficácia da comunicação oficial depende basicamente do uso de linguagem simples e
direta, chegando ao assunto que se deseja expor sem passar, por exemplo, pelos atalhos das
fórmulas de refinada cortesia usuais no século passado. Ontem o estilo tendia ao rebuscamento, aos
rodeios ou aos circunlóquios; hoje, a vida moderna obriga a uma redação mais objetiva e concisa.
Considere-se, entretanto, que não há uma forma específica de linguagem administrativa,
mas sim qualidades comuns a qualquer bom texto, seja ele oficial ou literário, aplicáveis à redação
oficial: clareza, coesão, concisão, correção gramatical. Além disso, merecem destaque algumas
características peculiares identificáveis na forma oficial de redigir: formalidade, uniformidade e
impessoalidade.
A seguir, apresenta-se análise pormenorizada de cada uma dessas qualidades e
características.
QUALIDADES E CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAÇÃO OFICIAL
Clareza
Clareza é a qualidade do que é inteligível, facilmente compreensível. Já que se busca, então,
com a clareza, fazer-se facilmente entendido, é preciso que o pensamento de quem comunica
também seja claro, com as idéias, ordenadas; a pontuação, correta; as palavras, bem dispostas na
frase; as intercalações, reduzidas a um mínimo; a precisão vocabular, uma constante.
Da mesma forma, a indispensável releitura do texto contribui para obtenção da clareza. A
ocorrência de trechos obscuros e de erros gramaticais em textos oficiais provém principalmente da
falta da releitura, que torna possível sua correção.
Além disso, a falsa idéia de que “escreve bem quem escreve difícil” também contribui para a
obscuridade do texto. Ora, quem escreve difícil dificilmente é compreendido. Cada palavra dessa
natureza é um tropeço para a leitura e só pode desvalorizar o que se escreve.
Alguns preceitos para a redação de textos claros:
a) utilizar preferencialmente a ordem direta ou lógica (sujeito, verbo, complementos); às vezes essa
ordem precisa ser alterada em benefício da própria clareza;
b) usar as palavras e as expressões em seu sentido mais comum;
c) evitar períodos com negativas múltiplas;
d) transformar as orações negativas em positivas, sempre que possível;
e) buscar a uniformidade do tempo verbal em todo o texto;
f) escolher com cuidado o vocabulário, evitando o jargão técnico;
g) evitar neologismos (palavras, frases ou expressões novas, ou palavras antigas com sentidos
novos), preciosismos (delicadeza ou sutileza excessiva no escrever) e regionalismos;
h) utilizar palavras ou expressões de língua estrangeira somente quando indispensável.
Exemplos de textos obscuros, que devem ser evitados:
a) mudança de sentido com a mudança da pontuação: Aprovas?
Não discordo. (Compare-se: Aprovas? Não! Discordo.);
b) má disposição das palavras na frase: A Defesa Civil pede, neste ofício, cobertores para casal de
lã. (Compare-se: A Defesa Civil pede, neste ofício, cobertores de lã para casal.);
c) ambigüidade: Ela pensava no tempo em que trabalhara com o Cassiano e concluía que a sua falta
de visão teria contribuído para o fracasso do projeto.
(Ambigüidade ocasionada peloemprego do pronome sua, que é válido tanto para ela como para ele;
falta de visão dele ou dela?);
d) excesso de intercalações: O planejamento estratégico, que é um instrumento valioso para a
gestão da empresa pública, e esta, uma alavanca indispensável ao desenvolvimento econômicosocial,
deve periodicamente passar por um processo de revisão, que o atualiza perante as velozes
mudanças do mundo moderno. (Compare-se: O planejamento estratégico deve periodicamente
passar por um processo de revisão.).
Coesão
O termo coesão pode ser conceituado como a união íntima das partes de um todo. Assim, o
texto coeso é aquele em que as palavras, as orações, os períodos e os parágrafos estão interligados
e coerentemente dispostos.
Às vezes, o cuidado com a estrutura do parágrafo pode induzir ao equívoco de encará-lo
como redação autônoma, bastante em si mesmo. Apesar de ser uma unidade lógica completa
(começo, meio e fim), não pode estar solto do restante do texto.
Para que esse desligamento não ocorra, temos de trabalhar com mecanismos de ligação
entre os parágrafos. A utilização desses mecanismos chama-se transição ou coesão.
A transição não é necessariamente feita por partículas ou expressões. Ela pode ocorrer, por
exemplo, com a utilização do mesmo sujeito da oração precedente. O importante nos mecanismos
de transição é manter a fluência do texto.
Exemplos de algumas partículas e expressões de transição: da mesma forma, aliás,
também, mas, por fim, pouco depois, pelo contrário, assim, enquanto isso, além disso, a propósito,
em primeiro lugar, no entanto, finalmente, em resumo, portanto, por isso, em seguida, então, já que,
ora, daí, dessa forma, além do mais.
Concisão
A concisão consiste em expressar com um mínimo de palavras um máximo de informações,
desde que não se abuse da síntese a tal ponto que a idéia se torne incompreensível. Afinal, o tempo
é precioso, e quanto menos se rechear a frase com adjetivos, imagens, pormenores desnecessários
ou perífrases (rodeios de palavras), mais o leitor se sentirá respeitado.
Para que se redija um texto conciso, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do
assunto sobre o qual se escreve, o tempo necessário para revisá-lo depois de pronto. É nessa
revisão que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de
idéias. Veja-se, por exemplo, o seguinte texto:
A partir desta década, o número cada vez maior e, por isso mesmo, mais
alarmante de desempregados, problema que aflige principalmente os países em
desenvolvimento, tem alarmado as autoridades governamentais, guardiãs perenes
do bem-estar social, principalmente pelas conseqüências adversas que tal fato
gera na sociedade, desde o aumento da mortalidade infantil por desnutrição aguda
até o crescimento da violência urbana que aterroriza a família, esteio e célulamater
da sociedade.
Se esse mesmo trecho for reescrito sem a carga informativa desnecessária, obtém-se um
texto conciso e não prolixo:
O número cada vez maior de desempregados tem alarmado as autoridades
governamentais, pelas conseqüências adversas que tal fato gera na sociedade,
desde o aumento da mortalidade infantil por desnutrição aguda até o crescimento
da violência urbana.
Vê-se, assim, como é importante o texto enxuto. Economizar palavras traz benefícios ao
texto: o primeiro é errar menos; o segundo, poupar tempo; o terceiro, respeitar a paciência do leitor.
Pode-se adotar como regra não dizer mais nem menos do que precisa ser dito. Isso não significa
fazer breves todas as frases, nem evitar todo o detalhe, nem tratar os temas apenas na superfície;
significa, apenas que cada palavra é importante.)
Procedimentos para redigir textos concisos:
a) eliminar palavras ou expressões desnecessárias:
ato de natureza hostil => ato hostil;
decisão tomada no âmbito da diretoria => decisão da diretoria;
pessoa sem discrição => pessoa indiscreta;
neste momento nós acreditamos => acreditamos;
travar uma discussão => discutir;
na eventualidade de => se;
com o objetivo de => para;
b) evitar o emprego de adjetivação excessiva:
o difícil e alarmante problema da seca => o problema da seca;
c) dispensar, nas datas, os substantivos dia, mês e ano:
no dia 12 de janeiro => em 12 de janeiro;
no mês de fevereiro => em fevereiro;
no ano de 2000 = > em 2000;
d) trocar a locução verbo + substantivo pelo verbo:
fazer uma viagem => viajar;
fazer uma redação => redigir;
pôr as idéias em ordem => ordenar as idéias;
pôr moedas em circulação => emitir moedas;
e) usar o aposto em lugar da oração apositiva:
O contrato previa a construção da ponte em um ano, que era prazo mais do que suficiente => O
contrato previa a construção da ponte em um ano, prazo mais do que suficiente.
O que se tem é a anarquia, que é a bagunça pura e simples, irmã gêmea do caos => O que se tem é
a anarquia, bagunça pura e simples, irmã gêmea do caos;
f) empregar o particípio do verbo para reduzir orações:
Agora que expliquei o título, passo a escrever o texto => Explicado o título, passo a escrever o texto.
Depois de terminar o trabalho, ligo pra você => Terminado o trabalho, ligo pra você.
Quando terminar o preâmbulo, passarei ao assunto principal => Terminado o preâmbulo, passarei ao
assunto principal;
g) eliminar, sempre que possível, os indefinidos um e uma:
Dante quer (um) inquérito rigoroso e rápido.
Timor-Leste se torna (uma) terra de ninguém.
A cultura da paz é (uma) iniciativa coletiva.
Correção gramatical
Correção gramatical é a utilização do padrão culto de linguagem, ou seja, é escrever sem
desrespeitar os fatos particulares da língua e as regras apropriadas para o seu perfeito uso. As
incorreções gramaticais desmerecem o redator e põem em dúvida sua autoridade para falar sobre
qualquer assunto.
Além disso, conhecer a própria língua não é privilégio de gramáticos, senão dever de todos
aqueles que dela se utilizam. É erro de conseqüências imprevisíveis acreditar que só os escritores
profissionais têm a obrigação de saber escrever. Saber escrever a própria língua faz parte dos
deveres cívicos. A língua é a mais viva expressão da nacionalidade.
Formalidade e uniformidade
A formalidade consiste na observância das normas de tratamento usuais na correspondência
oficial. Não se trata somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome
de tratamento para uma autoridade de certo nível; mais do que isso, a formalidade diz respeito à
polidez, à civilidade no tratamento do assunto do qual cuida a comunicação.
É importante salientar que a formalidade de tratamento vincula-se, também, à necessária
uniformidade das comunicações. Ora, se a Administração Pública (municipal, estadual, distrital ou
federal) é una, é natural que suas comunicações sigam um mesmo padrão. O estabelecimento
desse padrão exige atenção a todas as características da redação oficial e cuidado com a
apresentação dos textos. O uso de papéis uniformes e a correta diagramação do texto são
indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais.
Impessoalidade
A finalidade pública está sempre presente na redação oficial, daí a necessidade de ser ela
isenta de interferência da individualidade de quem a elabora. O tratamento impessoal que deve ser
dado aos assuntos constantes das comunicações oficiais decorre:
a) da ausência de impressões individuais da pessoa que comunica: independentemente de quem
assina um expediente, a comunicação é sempre feita em nome do serviço público;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação: seja um cidadão, seja um órgão público, o
destinatário é sempre considerado de forma homogênea e impessoal;
c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: as comunicações oficiais restringem-se a
questões referentes ao interesse público; não cabe nelas, portanto, qualquer tom particular ou
pessoal.
Desse modo, não há lugar na redação oficial para impressões pessoais, como as que, por
exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um
texto literário. É importante salientar que o caráter impessoal do texto é mantido pela utilização do
verbo na terceira pessoa do singular ou plural, ou ainda na primeira pessoa do plural.